Bu politika; veri sorumlusu sıfatıyla MessageGate Bilişim A.Ş. (MessageGate) tarafından yürütülen her türlü faaliyette işlenen kişisel verilerin işlenmesi, korunması, saklanması ve imhasına yönelik benimsenen yöntemleri tarif etmeyi ve Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü ile İngiltere Veri Koruma Tüzüğü ‘nün (EU GDPR ve UK GDPR bundan sonra GDPR olarak adlandırılacaktır) 13-14. maddesi ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ‘nun (“KVKK”) 10. Maddesinde belirtilen aydınlatma yükümlülükleri detaylandırmayı amaçlamaktadır. Bu politika, kişisel verilerin MessageGate tarafından toplanması, kullanılması, paylaşması, saklanması ve imhası süreçlerinde uygulanan prensipleri içerir. MessageGate tarafından işlenen; çalışan, aday çalışan, çalışan yakını, referans, tedarikçi çalışanları, şirket ortakları, tedarikçi ve aday tedarikçi, müşteri adayı, çevrimiçi ziyaretçi, outsource çalışan, partner çalışanı, partner firma yetkilisi, müşteri ve müşterilerin ilgili kişilerine ait kişisel veriler ile ilgili kişileri bilgilendirmeyi amaçlamaktadır.
Bu politika; MessageGate ’in sahip olduğu ya da MessageGate tarafından yönetilen çalışan, aday çalışan, çalışan yakını, referans, tedarikçi çalışanları, şirket ortakları, tedarikçi ve aday tedarikçi, müşteri adayı, çevrimiçi ziyaretçi, outsource çalışan, partner çalışanı, partner firma yetkilisi, müşteri ve müşterilerin ilgili kişilerine ait kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetleri kapsar.
Kurum içerisinde işlenen kişisel verilerin; saklanması ve imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinden tüm çalışanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer surette kurum nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur. Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür.
KVK Kurulu ile yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme ve sicile kayıt gibi işlemlerin sorumluluğu Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi ‘ndedir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıda detaylandırılmıştır;
Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi: Veri sorumlusu adına Kanun ‘da belirlenmiş usul ve esaslar çerçevesinde yapılması gereken iş ve işlemleri tasarlamak, planlamak, gerçekleştirmek ve ilgili aksiyonları organize etmek, denetimleri sağlamak.
Arşiv Görevlisi: Arşivde muhafaza edilen kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, silinmesi, düzenlenmesi, imha edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçlerini yürütmek.
Bilgi Güvenliği Komiye Üyesi: Veri Sorumlusu adına Kanun ‘da belirlenmiş usul ve esaslar çerçevesinde yapılması gereken iş ve işlemleri tasarlamak, planlamak, gerçekleştirmek ve ilgili denetimleri sağlamak için Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi ‘ne destek vererek kişisel veri güvenliğine ilişkin süreçlerin yaşatılmasında yardımcı olur. Veri sahiplerinden gelen kişisel veri taleplerinin değerlendirilmesi ve cevap verilmesi aşamalarında yer alır. Ayrıca Bilgi Güvenliği Komite Üyesi ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, ISO 27701 Kişisel Veri Yönetim Sistemi ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı çalışmalarında da yer alır.
| Tanım / Kısaltma | Açıklama |
|---|---|
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
| Veri Sahibi/İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Periyodik İmha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda bu politikada belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Kanun | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
| EU GDPR | Avrupa Birliği Veri Koruma Tüzüğü |
| UK GDPR | İngiltere Veri Koruma Tüzüğü |
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Kişisel Veri Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin Silinmesi |
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin Yok Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve/veya Avrupa ve İngiltere veri koruma denetim makamları |
| Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
| Elektronik Olmayan Ortam |
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete ’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Çalışan | MessageGate personeli. |
| Hizmet Sağlayıcı | MessageGate ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. |
| Çevrimiçi Ziyaretçi | MessageGate ‘in web sitesini ziyaret eden ve çerez bilgileri elde edilen site ziyaretçileri |
| Müşteri | MessageGate ‘in anlaşma sağladığı ve MessageGate ‘in hizmetlerinden faydalanan tüzel ve gerçek kişiler |
| Müşterinin İlgili Kişisi | MessageGate ‘in veri işleyen olduğu durumlarda, MessageGate ‘in anlaşma yaptığı Müşterinin veri sorumlusu olduğu ve sorumluluğunda olan gerçek kişiler |
| SSL VPN | Güvenli erişim sağlayan sanal özel ağ teknolojisidir. |
MessageGate kişisel verileri korunması ve işlenmesi için gerekli tedbirleri ve uygulanan süreci işbu politika ile somut bir şekilde ortaya koymaktadır. İlgili kanunlar ve yönetmelikler ile bu politikanın uyumsuz olduğu durumlarda ya da güncellenen mevzuatlar doğrultusunda politikanın güncel olmaması halinde MessageGate yürürlükteki mevzuata uyacağını kabul etmektedir. Kanunun, yönetmelik ve mevzuatlarda olan değişikliklere göre bu politika güncellenip, MessageGate ’in yasal gereklikleri yerine getirmesi için revize edilir.
MessageGate aşağıdaki belirtilen kişisel verileri işlemektedir:
| Veri Sahibi | Veri Kategorileri |
|---|---|
| Çalışanlar | Adli sicil kaydı, banka ve maaş bilgileri, görsel ve işitsel kayıtlar, hukuki dosyalar, iletişim bilgileri, kimlik bilgileri, log kayıtları, mesleki bilgiler, özlük ve sağlık bilgileri |
| Çalışan Adayları | Fotoğraf, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, mesleki ve özlük bilgileri |
| Çalışan Yakınları | Adı soyadı ve telefon bilgisi |
| Çevrimiçi Ziyaretçi | IP adresi, tarayıcı bilgisi, web sitesi logları (anonim) ve çerez bilgisi |
| Müşteriler | Banka ve finansal bilgiler, hukuki evraklar, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, log kayıtları, şikâyet ve destek kayıtları, firma ve vergi dairesi bilgileri, hizmet ve teklif bilgileri |
| Müşterilerin İlgili Kişisi | Finans, görsel ve işitsel kayıtlar, iletişim, işlem güvenliği, kimlik, lokasyon, müşteri işlem, özlük, çerez bilgisi |
| Ortaklar | Banka ve finansal bilgiler, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, imza sirküleri ve vekaletnameler |
| Outsource Çalışanlar | Banka ve finansal bilgiler, iletişim, log kayıtları, kimlik, özlük ve zimmet bilgileri |
| Partner Çalışanı | Kimlik, iletişim |
| Partner Yetkilisi | Kimlik, iletişim |
| Potansiyel Müşteriler | Kimlik, iletişim, log kayıtları, hizmet içeriği ve teklif bilgisi, firma bilgisi |
| Potansiyel Tedarikçiler | Adı soyadı, unvanı, iletişim ve teklif bilgisi |
| Referanslar | Adı soyadı, unvanı, iletişim ve firma bilgisi |
| Tedarikçi Çalışanı | Adı soyadı, iletişim bilgisi |
| Tedarikçi Yetkilisi | Kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, log kayıtları, banka ve finansal bilgiler, hukuki dosyalar, vergi dairesi bilgileri |
MessageGate kişisel verileri aşağıda belirtilen amaçlarda işlemektedir;
| Veri İşleme Amacı | Veri Sahipleri |
|---|---|
| Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi | Çalışan Yakınları |
| Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Outsource Çalışanlar |
| Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi | Çalışan Adayları, Referanslar |
| Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi | Çalışanlar |
| Disiplin Süreçlerinin Yönetimi | Çalışanlar |
| Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Outsource Çalışanlar |
| Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Müşteriler, Outsource Çalışanlar, Tedarikçi Yetkilisi |
| Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi | Çalışanlar, Çevrimiçi Ziyaretçi, Müşteriler, Outsource Çalışanlar |
| Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Müşteriler, Ortaklar, Tedarikçi Yetkilisi |
| Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini | Çalışanlar |
| Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar |
| Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi | Çalışanlar, Müşteriler, Tedarikçi Yetkilisi |
| İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Çalışan Adayları, Outsource Çalışanlar, Tedarikçi Çalışanı |
| İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması | Çalışanlar, Çalışan Yakınları, Outsource Çalışanlar |
| İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi | Çalışanlar, Ortaklar, Outsource Çalışanlar, Partner Çalışanı, Partner Yetkilisi |
| İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar |
| İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi | Partner Çalışanı, Partner Yetkilisi |
| İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Outsource Çalışanlar |
| Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi | Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi |
| Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi | Müşteriler |
| Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi | Müşteriler, Partner Çalışanı, Partner Yetkilisi |
| Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi | Müşteriler, Müşterinin İlgili Kişisi |
| Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi | Çevrimiçi Ziyaretçi |
| Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi | Çalışanlar, Outsource Çalışanlar |
| Talep / Şikayetlerin Takibi | Müşteriler, Potansiyel Müşteriler |
| Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini | Çalışanlar, Outsource Çalışanlar |
| Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi | Potansiyel Tedarikçiler |
| Ücret Politikasının Yürütülmesi | Çalışanlar |
| Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi | Müşteriler, Potansiyel Müşteriler |
| Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini | Çalışanlar |
| Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi | Çalışanlar |
MessageGate, aşağıda belirtilen alt süreçlere göre kişisel veriler işlemektedir;
| Birimi | Süreç | Veri Kategoriler |
|---|---|---|
| BT Operasyon ve Altyapı | Erişim Yetkisi Kontrolleri | İletişim, Kimlik |
| Kullanıcı Destek | Kimlik | |
| Mail Hizmeti | İletişim, Kimlik | |
| Uygulama Log Yönetimi | İletişim, Log Kayıtları, Kimlik | |
| Uzaktan Çalışma | İletişim, Log Kayıtları, Kimlik | |
| Çerez Bilgisinin Alınması | IP adresi, Tarayıcı bilgisi, Web sitesi logları (anonim) | |
| Müşteri Hesapları Yönetim Süreci | İletişim, Log Kayıtları, Kimlik | |
| Uygulama Aktivasyon Süreci | İletişim, Kimlik, Özlük | |
| Yazılım Dağıtım Süreci | Finans, Görsel ve işitsel kayıtlar, İletişim, Log Kayıtları, Kimlik, Lokasyon, Müşteri işlem, Özlük, Pazarlama | |
| Yazılım Destek Süreci | İletişim, Kimlik, Müşteri İşlem, Özlük | |
| İnsan Kaynakları | Bordrolama Süreci | Finans, İletişim, Kimlik, Özlük, Sağlık Bilgileri |
| Özlük Dosyasının Oluşturulması Süreci | Adli Sicil Bilgileri, Finans, Görsel ve işitsel kayıtlar, Kimlik, İletişim, Mesleki deneyim, Özlük, Sağlık bilgileri | |
| Disiplin Süreci | Kimlik, Özlük | |
| Eğitim Süreci | Finans, Kimlik | |
| Hukuki Süreçler | Finans, Hukuki işlem, İletişim, Kimlik, Özlük | |
| İşe Alım Aday Seçimi | Görsel ve işitsel kayıtlar, İletişim, Kimlik, Mesleki deneyim, Özlük | |
| İşten Çıkış Evraklarının İmzalatılması | Finans, İletişim, Kimlik, Özlük | |
| Muvafakatname Süreci | Kimlik | |
| Outsource Çalışanlar | Finans, İletişim, Kimlik | |
| Sözleşme Süreci | Finans, İletişim, Kimlik | |
| Taahhütlerin Alınması | Kimlik, Özlük | |
| Zimmet Süreçleri | Kimlik, Özlük | |
| İnsan Kaynakları / İdari İşler | Satınalma Süreçleri | Finans, İletişim, Kimlik, Özlük |
| İş Geliştirme | İş Geliştirme Süreci | İletişim, Kimlik |
| Mali İşler | Finans Süreci | Finans, İletişim, Kimlik, Özlük |
| Müşteri Operasyonları | Finans, İletişim, Kimlik, Özlük | |
| Tedarikçi Operasyonları | Finans, İletişim, Kimlik, Özlük | |
| Satış Pazarlama | Satış Pazarlama Süreci | İletişim, Log Kaydı, Kimlik, Özlük, çerez bilgisi |
| Çerez Bilgisinin Alınması | IP adresi, Tarayıcı bilgisi, çerez bilgisi (anonim) | |
| Üst Yönetim | Hukuki Süreçlerin Yürütülmesi | Finans, Hukuki işlem, İletişim, Kimlik |
| Yazılım Geliştirme ve Ar-Ge | Yapay Zeka Modellerinin Geliştirilmesi | Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Müşteri İşlem, Pazarlama |
| Yazılım Analiz Süreci | İletişim, Kimlik | |
| Yazılım Geliştirme Süreci | Log Kayıtları, Kimlik | |
| Yazılım Test Süreci | İletişim, Kimlik |
MessageGate kişisel verileri elde etme yöntemleri aşağıda belirtilmiştir:
| Veri Kategorileri | Elde Edilme Yöntemi |
| Adli Sicil Kayıtları | Elden teslim, kâğıt ortam |
| Finans Bilgisi | Elektronik kayıtlar ve kâğıt ortam formlar, müşteri ve tedarikçi cari kartları, mail, e-arşiv, elden teslim, fatura, kaşe bilgileri, muhasebe programı, icra beyanları, sözlü beyan, maaş bordrosu, özlük dosyaları, SGK sayfası, personel iş sözleşmesi, satınalma sözleşmeleri, müşteri sözleşmeleri, yazılı beyan, yazılım veritabanı |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Elden teslim, iş başvuru sitesi ara yüzü, mail, müşteri veri kaynakları, yazılım veritabanı, HR Firması |
| Hukuki İşlem | İcra kâğıdı, müşteri ve tedarikçi cari kartlar, sözleşmeler, özlük dosyaları |
| İletişim Bilgisi | Elektronik kayıtlar ve kâğıt ortam formlar, görsel, sözlü beyan, BT uygulaması, müşteri ve tedarikçi cari kartları, destek paneli, mail, elden teslim, E-Arşiv, fatura, iş başvuru sitesi arayüzü, kaşe bilgileri, muhasebe programı, ibraname belgesi, icra kâğıdı, işe giriş evrak listesi formu, müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri, yazılı beyan, uygulama paneli, özlük dosyaları, personel iş sözleşmesi, proje yönetim uygulaması, sosyal medya platformları, yazılım veritabanı, HR Firması |
| İşlem Güvenliği Bilgileri | BT uygulaması, mail, uygulama paneli, proje yönetim uygulaması, sözlü beyan, yazılım veritabanı, web sitesi |
| Kimlik Bilgisi | Elektronik kayıtlar ve kağıt ortam formlar, görsel, sözlü beyan, BT uygulaması, mail, destek paneli, İK evrakları (disiplin evrakları, savunma yazıları, tutanaklar, kvkk aydınlatma ve açık rızalar, zimmet formları, ibraname, muvafakatname ve sözleşmeler, masraf formu, personel izin formu, icra kağıdı, istifa mektubu), E-Arşiv, elden teslim, fatura, eğitim katılım formları, iş başvuru sitesi arayüzü, kaşeler, muhasebe programı, işe giriş evrak listesi formu, kağıt ortam, kartvizit, müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri, uygulama paneli, müşteri ve tedarikçi cari kartlar, özlük dosyaları, SGK portal, politika dokümanı, proje yönetim uygulaması, SGK bilgi mailleri, sosyal medya platformları, yazılım veritabanı, HR Firması |
| Lokasyon Bilgisi | Yazılım veritabanı |
| Mesleki Bilgiler | Elden teslim, iş başvuru sitesi arayüzü, mail, HR Firması |
| Müşteri İşlem Bilgileri | Destek paneli, mail, müşteri veri kaynakları, yazılım veritabanı |
| Özlük Bilgileri | Elektronik kayıtlar ve kağıt ortam formlar, görsel, sözlü beyan, cari kart, mail, sözleşme, destek paneli, İK evrakları (disiplin evrakları, savunma yazıları, tutanaklar, ibraname belgesi, istifa mektubu, işten çıkış bildirgesi, personel izin formu, zimmet formları), e-arşiv, elden teslim, fatura, iş başvuru sitesi arayüzü, kaşeler, muhasebe programı, uygulama paneli, özlük dosyaları, SGK portal, satınalma sözleşmeleri, SGK bilgi mailleri, yazılı beyan, yazılım veritabanı, HR Firması |
| Pazarlama Bilgileri | Mail, müşteri veri kaynakları, yazılım veritabanı, web sitesi, elektronik kayıt formları |
| Sağlık Bilgileri | Elden teslim, SGK arayüzü |
MessageGate kişisel verileri yasal zorunluluklar nedeniyle ve iş sürekliliğinin sağlanması adına işlemektedir. Kişisel verileriniz; GDPR ‘ın 5. maddesi ve KVKK ‘nın 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya GDPR ‘da 5. Maddesinde belirtilen durumlarda veya KVKK ‘nın 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumların olması durumunda işlenmektedir. Veri işlemede Kanun ‘un 5(2) ve 6(3) gereksinimlerini karşılamaması durumunda açık rıza alınması esastır. Tam metnine www.mevzuat.gov.tr adresinden ulaşabileceğiniz Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde belirtilen aşağıdaki hususların varlığının meydana gelmesi durumunda işleyebilmektedir;
Kanunda öngörülmesine ilişkin ilgili kanunlar bu politikada detaylandırılmıştır.
Yeterli önlemler alınmak kaydıyla; sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda öngörülmesi, sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise;
MessageGate ’in veri işleyebilmek için kullandığı hukuki dayanaklar “MessageGate KVKK Veri Envanteri” dokümanında detaylandırılmıştır.
GDPR ‘ın 5. maddesi ve KVKK ‘nın 4(2) maddelerinde kişisel verilerin işlenmesi için ilkeler belirlenmiştir. MessageGate belirlenen ilkelere uygun şekilde kişisel verileri işlemektedir. Kişisel verilerin işlenmesi aşağıdaki ilkelere uygun yapılmaktadır;
Müşteri, tedarikçi ve çalışanlara ait kişisel veriler kamu faydası gözetilmesi kaydı ile GDPR ve KVKK ’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak işlenmektedir. KVKK ’nın 8. ve 9. maddeleri ve GDPR ‘ın Bölüm V ‘te belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde aşağıda belirtilen yurtiçi ve/veya yurtdışı ilgili taraflar ile paylaşılabilmektedir.
MessageGate, kişisel verilerin üçüncü taraflarla paylaşılması hususunda, diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla, Kanun’da düzenlenen şartlara özenle uymaktadır. Bu çerçevede, kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmamaktadır. Ancak, Kanun’da belirtilen aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel veriler; veri sahibinin açık rızası temin edilmeksizin de aktarılabilecektir:
Yeterli önlemler alınmak kaydıyla; sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda öngörülmesi, sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise;
Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılmasında da bu verilerin işlenme şartlarında belirtilen koşullara uyulmaktadır.
Kişisel verilerin aktarıldığı yurtiçi taraflar aşağıda detaylandırılmıştır;
|
İlgili Taraf |
Aktarım Sebebi |
Aktarım Yöntemi |
KVKK Hukuki Dayanak |
|---|---|---|---|
|
Anlaşmalı Bankalar |
Kar dağıtımlarının yapılabilmesi, ortak ve paydaşların finansal süreçlerinin yürütülebilmesi, personel maaşlarının yatırılabilmesi, |
Mail, elden teslim, toplu talimat kullanılarak mail ile |
Kanunda Öngörülmesi |
|
Anlaşmalı Hukuk Büroları |
Sözleşme kontrolü, olası uyuşmazlıkların çözümü, çalışan ve işveren ile ilgili davaların yürütülebilmesi ve yasal bir talep olması durumunda kullanıcı erişim logları mahkemeye sunulmak üzere anlaşmalı avukat ile paylaşılabilir. Avans geri alınması bitmeden iş akdi sona ermesi durumunda kurum avukatına bilgi verilebilmekte. İcra süreçlerinin yürütülebilmesi Anlaşmalı Hukuk Büroları vasıtası ile icra dairesi ile paylaşılmakta. Çalışanların hukuki itiraz veya şikayetlerinin değerlendirilebilmesi için paylaşılmaktadır. |
Kargo, mail, medya aygıtı |
Kanunda Öngörülmesi Meşru Menfaat Sözleşmenin İfası Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi |
|
Anlaşmalı Müşteriler |
Veri Sorumlusu olan Anlaşmalı Müşteri ile yapılan sözleşme kapsamında elde edilen kişisel veriler Müşteri tarafından görünmesi gerekmekte |
Müşteriye Kullanımına Sunulan Yazılım |
Veri Sorumlusu olan Müşteri tarafından alınan açık rıza Sözleşmenin İfası |
|
Anlaşmalı Sigorta Şirketleri |
Otomatik katılım zorunluluğu kapsamında anlaşmalı sigorta şirketleri ile paylaşılmakta. |
Sigorta Şirketi Arayüzü |
Kanunda Öngörülmesi |
|
Anlaşmalı Tedarikçiler |
Anlaşma şartlarının yerine getirilebilmesi için paylaşılmakta |
Mail, Yazılı Beyan |
Açık Rıza Sözleşmenin İfası Meşru Menfaat |
|
Anlaşmalı HR Firmaları |
Outsource çalışan istihdamı süreçlerinin yürütülebilmesi için kişisel veri paylaşımları yapılabilmekte |
|
Açık Rıza Alenileştirme Sözleşmenin İfası Meşru Menfaat |
|
Gelir İdaresi Kurumu |
Beyanname verilmesi için GİB ile paylaşılmakta. |
GİB 'e bildirim usulü beyan |
Kanunda Öngörülmesi |
|
Sosyal Güvenlik Kurumu |
Vergi beyanlarının yapılabilmesi için SGK ve GİB ile paylaşılmakta. Yasal zorunluluk olan aylık bildirgeler ve AGİ beyanları için SGK 'ya kişisel veri aktarımı yapılabilmekte. |
SGK ‘ya bildirim usulü beyan |
Kanunda Öngörülmesi |
|
İcra Daireleri |
İcra süreçlerinin yürütülebilmesi Anlaşmalı Hukuk Büroları vasıtası ile icra dairesi ile paylaşılmakta. |
Anlaşmalı Hukuk Bürosu vasıtası ile elden teslim |
Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi Kanunda Öngörülmesi |
|
Yetkili Mahkemeler |
Çalışanlar ile ilgili hukuki bir sorun olması ve yasal bir talep olması durumunda kullanıcı erişim logları mahkemeye sunulmak üzere Anlaşmalı Hukuk Bürosu vasıtası ile paylaşılmakta. Müşteri, çalışan ve Tedarikçiler ile olası uyuşmazlıklarda kurum avukatı aracılığı ile yetkili mahkemeler ile paylaşılmakta |
Anlaşmalı Hukuk Bürosu vasıtası ile elden teslim yada medya aygıtı ile |
Kanunda Öngörülmesi Meşru Menfaat Sözleşmenin İfası Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi |
|
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları |
Kurumun faaliyet ve operasyonlarının devamlılığı için talep eden kişi / kurumlar ile paylaşılabilmekte. |
Fotokopisini Elden Teslim, Mail, |
Kanunda Öngörülmesi |
|
Reklam Yayıncıları |
MessageGate ve Anlaşmalı Müşteri adına ürün veya hizmetlerin tanıtımı için reklam yayıncına çerez bilgileri ve gerektiği yerlerde Müşteri İlgili Kişisi ‘nin ilgili kişisel verileri paylaşılmaktadır. |
Çerez Yönlendirme, Müşteri yazılımı, Reklam Yayıncı API 'si |
Açık Rıza Sözleşmenin İfası |
MessageGate, Veri Sorumlusu olan müşterileri ile yapılan anlaşmaya istinaden yurtdışı sunucular üzerinde kişisel verileri işlenerek Reklam Yayıncıları ‘na veri aktarımları yapılabilmektedir.
MessageGate, müşteri hesaplarının yönetimi, uygulama aktivasyon işlemleri ve yazılım dağıtım, geliştirme ve test işlemlerini gerçekleştirirken yurtdışı kaynaklı bulut sistemleri üzerinde işlemlerini yürütebilmektedir.
Yurtdışı bulut kullanımı gereken durumlarda; bulut servis sağlayıcısının belirlediği güvenlik önlemleri uygulanmaktadır. Ayrıca MessageGate, veri maskeleme, hashleme ve yetki sınırlandırmalar başta olmak üzere ihtiyaç duyulabilecek tüm teknik tedbirler alınmıştır. Alınan tedbirler “Teknik Tedbirler” başlığı altında detaylandırılmıştır.
MessageGate ‘in sahibi olduğu internet sitelerinde çerez bilgisi alınmaktadır. Detaylı bilgilere web sayfasında yer alan Çerez Politikası dokümanında ulaşabilirsiniz. Aydınlatma yükümlülüğü ve alınan kişisel verilerin işlenme amaçları Çerez Politikası ‘nda detaylandırılmıştır.
MessageGate, internet erişimlerinde mobil internet kullanmaktadır. MessageGate, bundan dolayı internet erişim logları işlememektedir.
Müşteri hesaplarının yönetimi, yazılım dağıtım, uygulama log yönetimi, uzaktan çalışma ve yazılım geliştirme süreçleri yürütülürken müşteri, tedarikçi ve çalışanların sistem ve uygulama erişim logları işlenebilmektedir. Loglara yetkisiz erişimlerin engellenebilmesi için yetki sınırlandırması yapılmıştır. Ayrıca loglar üzerinde zaman damgası bulunmaktadır. Uzaktan erişim güvenliğinin sağlanabilmesi için VPN ile erişimler sağlanmakta. Ayrıca statik ip ve mac adresleri kontrolleri yapılmaktadır. Detaylı bilgiye “Teknik Tedbirler” başlığından ulaşabilirsiniz.
Kişisel veri sahiplerinin KVKK 11. ve GDPR ‘ın III. Bölümde belirtilen hakları aşağıda detaylandırılmıştır:
MessageGate ’in tüm çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin uygulanması için aktif rol alırlar. Birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik tedbirler alınır.
Kişisel veriler, MessageGate tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır;
| Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
|---|---|
|
|
MessageGate tarafından; Veri Sahibi Ana Kategorisi, çalışan, aday çalışan, çalışan yakını, referans, tedarikçi çalışanları, şirket ortakları, tedarikçi ve aday tedarikçi, müşteri adayı, çevrimiçi ziyaretçi, outsource çalışan, partner çalışanı, partner firma yetkilisi, müşteri ve müşterilerin ilgili kişilerine ait kişisel veriler Kanun ‘a uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Kanun ‘un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmıştır. Kanun ‘un 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği Kanun ‘un 5 ve 6. Maddelerinde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, MessageGate faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklamaktadır.
Kişisel verileriniz Türkiye Cumhuriyeti tarafından onaylanmış aşağıdaki kanunların varlığı durumunda açık rızanız olmaksızın işlenebilmektedir;
Kişisel veriler;
MessageGate, kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Kanun ‘un 12. Maddesinin 1. bendinde öngörülen;
Sartları sağlamak adına gerekli tedbirlerini almaktadır.
MessageGate ’in kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için uyguladığı tedbirler alt maddelerde detaylandırılmıştır:
MessageGate, kişisel veri güvenliğinin sağlanması için gerekli denetimleri yapar veya yaptırır. Kişisel veri güvenliğinin sürdürülebilirliğini sağlamak için iç denetimlerin yapılması sağlar. MessageGate iç denetimlerin verimliliğini arttırmak için ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ve ISO 27701 Kişisel Veri Yönetim Sistemi standartlarına göre kontroller sağlamaktadır. Sistemlerde oluşabilecek teknik açıklıklar için düzenli olarak sistemlere sızma testlerini gerçekleştirir. Bilgi işlem tarafından sistemler düzenli olarak izlenmektedir. Yapılan denetimlerde kişisel verilerin hukuka aykırı erişilmesi ya da işlenmesi tespit edildiğinde Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi bilgilendirilmektedir.
MessageGate, üçüncü taraflar ile yaptığı sözleşmelerde; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik gerekli yaptırım maddelerine yer verir. Üçüncü taraflar ile bilgi paylaşımı yapılmadan önce gizlilik sözleşmeleri imzalanır. Üçüncü taraflara farkındalığın artırılması için gerekli bilgilendirmeler yapılır. Üçüncü tarafların sistemlere erişim sağlaması gereken durumlarda erişimle ilgili denetim izleri saklanır.
Özel nitelikli kişisel veriler için gerek nitelikleri itibari ile gerekse kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa yol açabilmesinden dolayı yeterli önlemlerin alınması gerekmektedir. Kanun’un 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan kişisel veriler “Özel Nitelikli” olarak belirlenmiştir.
Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
MessageGate, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında gerekli tedbirleri almaktadır. Kişisel verileri korumak için alınan teknik ve idari tedbirlerde özel nitelikli kişisel veriler için hassasiyet gösterilmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin kullanımına ilişkin çalışanlara politika ve prosedürler ile bilgilendirmeler yapılmaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler kişinin rızası ya da Kanun ‘un 6. Maddesinde belirtilen hususların olmaması durumunda işlenmez. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenebileceği durumlarda, bilgilendirmesi yapılmış ve açık rızası alınmış 3. Taraf kişi / kurum harici kimseyle paylaşılmaz.
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlara gerekli bilgilendirmeler yapılmaktadır. Eğitimler düzenlenmekte ve etkinlikleri ölçülmektedir.
İlgili kanun, yönetmelik ya da mevzuatlarda değişiklik olması halinde politikalar revize edilmekte ve ilgili değişiklikler personellere tekrar duyurulmaktadır.
MessageGate, elde ettiği kişisel verilerini kişisel veri sahiplerinin talebi doğrultusunda, yasal zorunluluklar, nedeniyle veya kamu düzeninin korunması için kullanması zorunlu değilse ve iş süreçlerini etkilememesi şartıyla imha eder. Veri sahiplerine ait kişisel veriler; ilgili kanunların belirlemiş olduğu saklama sürelerinin dolması ya da ilgili verinin kullanımına ilişkin şartın ortadan kalması durumunda planlanması gereklilikleri ortadan kalktığında kurumun alacağı karara istinaden imha edilmektedir. Her yıl Veri Sorumlusu İrtibat Kişinin belirlediği tarihlerde saklanmasına gerek görülmeyen kişisel veriler mevzuata uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. İmha işlemleri; silme, yok etme ve anonim hale getirme olarak üç farklı metotta gerçekleştirilir.
Kişisel verilerin silinme yöntemleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir;
| Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
|---|---|
| Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
| Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona eren kişisel veriler; veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Operasyonel süreçlerde dosyası sonuçlanarak tamamlanmış kişisel veri ortamları sadece yetki verilmiş yöneticinin erişim sağlayacağı şekilde silinir. |
| Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona eren kişisel veriler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
| Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
Kişisel verilerin yok edilmesi aşağıdaki tabloda belirtilmiştir;
| Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
|---|---|
| Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
| Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler geri döndürülemeyecek şekilde fiziksel olarak okunamaz hale getirilir. İmhalar İmha Tutanağı Formu kullanılarak gerçekleştirilir. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
MessageGate tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili saklama süreleri, süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel veriler Veri Envanteri dokümanında detaylandırılmıştır.
MessageGate ‘in tabii olduğu kanunlar, ilgili taraflar ile yapılan sözleşme hükümleri ve MessageGate ‘in operasyonel faaliyetleri için ihtiyaç duyulan süreler dikkate alınarak saklama süreleri belirlenmiştir.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Kişisel Veri İrtibat Kişisi tarafından güncellemeler yapılır.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen imha edilir. Kişisel verilerin kategori bazlı azami saklama süreleri aşağıdaki gibidir;
|
Veri |
Veri Sahibi |
Saklama Süreleri |
|
Adli Sicil Kayıtları |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Finans Bilgisi |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Müşteriler |
10 Yıl |
|
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
2 Yıl |
|
|
Ortaklar |
10 Yıl |
|
|
Outsource Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
|
Potansiyel Tedariçi |
10 Yıl |
|
|
Tedarikçi Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Çalışan Adayları |
1 Yıl |
|
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
10 Yıl |
|
|
Hukuki İşlem |
Çalışan |
10 Yıl |
|
Müşteriler |
10 Yıl |
|
|
Tedarikçi Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
İletişim Bilgisi |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Çalışan Adayları |
1 Yıl |
|
|
Çalışan Yakını |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
|
Müşteriler |
10 Yıl |
|
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
2 Yıl |
|
|
Ortaklar |
10 Yıl |
|
|
Outsource Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
|
Partner Çalışanı |
10 Yıl |
|
|
Partner Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
Potansiyel Müşteri |
5 Yıl |
|
|
Potansiyel Tedarikçi |
10 Yıl |
|
|
Referanslar |
1 Yıl |
|
|
Tedarikçi Çalışanı |
10 Yıl |
|
|
Tedarikçi Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
İşlem Güvenliği Bilgileri |
Çalışanlar |
10 Yıl |
|
Çevrimiçi Ziyaretçiler |
2 Yıl |
|
|
Müşteriler |
10 Yıl |
|
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
Hizmet Akdi Bitiminden İtibaren 2 Yıl |
|
|
Outsource Çalışanlar |
2 Yıl |
|
|
Potansiyel Müşteri |
5 Yıl |
|
|
Tedarikçi Yetkilisi |
2 Yıl |
|
|
Kimlik Bilgisi |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Çalışan Adayları |
1 Yıl |
|
|
Çalışan Yakını |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
|
Müşteriler |
10 Yıl |
|
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
2 Yıl |
|
|
Ortaklar |
10 Yıl |
|
|
Outsource Çalışanlar |
10 Yıl |
|
|
Partner Çalışanı |
10 Yıl |
|
|
Partner Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
Potansiyel Müşteri |
5 Yıl |
|
|
Potansiyel Tedarikçi |
10 Yıl |
|
|
Referanslar |
1 Yıl |
|
|
Tedarikçi Çalışanı |
10 Yıl |
|
|
Tedarikçi Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
Lokasyon Bilgisi |
Müşterinin İlgili Kişisi |
Hizmet Akdi Bitiminden İtibaren 2 Yıl |
|
Mesleki Bilgiler |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Çalışan Adayları |
1 Yıl |
|
|
Müşteri İşlem Bilgileri |
Müşteriler |
Hizmet Akdi Bitiminden İtibaren 2 Yıl |
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
10 Yıl |
|
|
Özlük Bilgileri |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
|
Çalışan Adayları |
1 Yıl |
|
|
Müşteriler |
10 Yıl |
|
|
Müşterinin İlgili Kişisi |
Hizmet Akdi Bitiminden İtibaren 2 Yıl |
|
|
Ortaklar |
10 Yıl |
|
|
Outsource Çalışanlar |
10 Yıl |
|
|
Potansiyel Müşteri |
5 Yıl |
|
|
Referanslar |
1 Yıl |
|
|
Tedarikçi Yetkilisi |
10 Yıl |
|
|
Pazarlama Bilgileri |
Müşterinin İlgili Kişisi |
10 Yıl |
|
Müşteri |
5 Yıl |
|
|
Potansiyel Müşteri |
5 Yıl |
|
|
Çevrimiçi Ziyaretçiler |
2 Yıl |
|
|
Sağlık Bilgileri |
Çalışanlar |
İş Akdi Bitiminden İtibaren 10 Yıl |
GDPR ve KVKK kapsamında kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı aşağıda belirtilen yöntemleri kullanarak gerçekleştirebilirsiniz;
Veri Sorumlusu: MessageGate Bilişim A.Ş. (Türkiye)
Veri Koruma Görevlisi ve Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi: Selman Delil – [email protected]
Kişisel veri başvurularınızı yaparken Kişisel Veri Başvuru Formu dokümanını doldurarak yapabilirsiniz. Aydınlatma başvuru yöntemleri aşağıdaki gibidir;
| Yöntem | İrtibat Bilgisi | Açıklama |
|---|---|---|
| Elden Teslim | Maltepe Piazza AVM Officelink Cevizli Mahallesi, Tugay Yolu Caddesi, Piazza Avm, No:69C, İç Kapı:222 Maltepe/İstanbul |
Kişisel Veri Başvuru Formu ‘nun elden teslimi sırasında kimliğinizi belirten ehliyet, nüfus cüzdanı, pasaport vb. evraklardan birini yanınızda bulundurunuz. |
| Noter Tasdikli Kargo | Maltepe Piazza AVM Officelink Cevizli Mahallesi, Tugay Yolu Caddesi, Piazza Avm, No:69C, İç Kapı:222 Maltepe/İstanbul |
Kişisel Veri Başvuru Formu ‘nun Noter tasdikli evrakların gönderilmesi durumunda; kargonun MessageGate ‘e ulaştığı gün işleme alma tarihi olarak öngörülür. Bu kapsamda kargolarınızın iadeli taahhütlü olarak gönderilmesi gerekmektedir. |
| [email protected] | Kişisel Veri Başvuru Formu ‘nun mail ile tarafımıza gönderilmesinden sonra kimlik bilgilerinizin teyidi için sistemlerden kontroller ya da iletişim sağlanarak kimlik doğrulaması yapılabilmektedir. |
Kişisel veri başvurularının tarafımızdan yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup, ilgili kişilere yasal süreler içerisinde yazılı olarak veya elektronik ortamda cevap verilecektir.
MessageGate Bilişim A.Ş. (MessageGate) olarak, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü ile İngiltere Veri Koruma Tüzüğü ‘nün (EU GDPR ve UK GDPR bundan sonra GDPR olarak adlandırılacaktır) 13-14. maddesi ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ‘nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca sizi kişisel veri işleme faaliyetlerimiz hakkında bilgilendirmek ve aydınlatmak isteriz.
EU GDPR, UK GDPR ve KVKK uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak MessageGate tarafından aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabilecektir.
MessageGate vermiş olduğu hizmetler kapsamında çalışan, aday çalışan, çalışan yakını, referans, tedarikçi çalışanları, şirket ortakları, tedarikçi ve aday tedarikçi, müşteri adayı, çevrimiçi ziyaretçi, outsource çalışan, partner çalışanı, partner firma yetkilisi, müşteri ve müşterilerin ilgili kişilerinin kişisel verilerini barındırılmaktadır. Alınan kişisel veri kategorileri Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası dokümanında detaylandırılmıştır.
MessageGate aşağıdaki detaylandırılmış amaçlar doğrultusunda veri sahiplerinin kişisel verilerinizi işlemektedir;
Kişisel verilerinizin işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere; http://www.messagegate.com internet adresinde yayınlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası ‘ndan ulaşabilirsiniz.
Kişisel verilerinizin silinmesi konusunda detaylı bilgilere; http://www.messagegate.com internet adresinden yayınlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası ‘ndan ulaşabilirsiniz.
Veri sahiplerine ait kişisel veriler kamu faydası gözetilmesi kaydı ile GDPR ve KVKK ’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK ’nın 8. ve 9. Maddeleri ve GDPR ‘ın Bölüm V ‘te belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde; MessageGate, elde ettiği kişisel verileri Müşteriler, Anlaşmalı Bankalar, Anlaşmalı Hukuk Büroları, Anlaşmalı Tedarikçiler ve Reklam Yayıncı Kuruluşları ile paylaşılabilmektedir. Bunun yanında elde edilen kişisel veriler, mevzuat gereği hukuki yükümlülük sebebiyle kamu kurumları ve diğer kuruluşlarla paylaşılabilecektir.
MessageGate bünyesindeki kişisel veriler, veri sorumlusu müşterileri ve verdiği hizmetlere ilişkin sözleşmeler ile sınırlı kalmak kaydıyla yurtdışına sunucular üzerinde işlenebilmektedir.
Kişisel verileriniz; GDPR ‘ın 5. maddesi ve KVKK ‘nın 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya GDPR ‘da 5. Maddesinde belirtilen durumlarda veya KVKK ‘nın 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumlardan; Kanunda öngörülmesi, meşru menfaat, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, alenileştirme, sözleşmenin ifası sebeplerine dayanarak; elektronik (web sitesi, elektronik kayıt formları, uygulama arayüzleri, mail, kariyer siteleri, e-arşiv, sosyal medya platformları, MessageGate ‘nin ürettiği yazılımlar ara yüzleri, müşteri veri kaynakları, BT ve proje uygulamaları), yazılı (sözleşme, fatura, kartvizit, yazılı evrak, Şirket içi form ve dokümanlar, İK formları, eğitim kayıtları, tutanaklar, resmi evrak), görsel, sözlü beyan veya elden teslim yöntemleri ile elde edilmektedir. Kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebeplerin detayları Kişisel Verilerin Korunması ve İmha Politikası dokümanında detaylandırılmıştır.
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak aşağıdaki hakları, MessageGate ’ye yapacağınız bir talep ile kullanabilirsiniz. Bu kapsamda iletilen talepler MessageGate tarafından en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, GDPR ve KVKK uyarınca bir ücret öngörülmesi halinde, MessageGate tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilmektedir. Bu kapsamda kişisel veri sahibi olarak;
GDPR ve KVKK kapsamında kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı aşağıda belirtilen yöntemleri kullanarak gerçekleştirebilirsiniz;
Veri Sorumlusu: MessageGate Bilişim A.Ş. (Türkiye)
Veri Koruma Görevlisi ve Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi: Selman Delil – [email protected]
Kişisel veri başvurularınızı yaparken Kişisel Veri Başvuru Formu dokümanını doldurarak yapabilirsiniz. Aydınlatma başvuru yöntemleri aşağıdaki gibidir;
| Yöntem | İrtibat Bilgisi | Açıklama |
|---|---|---|
| Elden Teslim | Maltepe Piazza AVM Officelink Cevizli Mahallesi, Tugay Yolu Caddesi, Piazza Avm, No:69C, İç Kapı:222 Maltepe/İstanbul | Kişisel Veri Başvuru Formu ‘nun elden teslimi sırasında kimliğinizi belirten ehliyet, nüfus cüzdanı, pasaport vb. evraklardan birini yanınızda bulundurunuz. |
| Noter Tasdikli Kargo | Maltepe Piazza AVM Officelink Cevizli Mahallesi, Tugay Yolu Caddesi, Piazza Avm, No:69C, İç Kapı:222 Maltepe/İstanbul | Kişisel Veri Başvuru Formu ‘nun Noter tasdikli evrakların gönderilmesi durumunda; kargonun MessageGate ‘e ulaştığı gün işleme alma tarihi olarak öngörülür. Bu kapsamda kargolarınızın iadeli taahhütlü olarak gönderilmesi gerekmektedir. |
| [email protected] | Kişisel Veri Başvuru Formu ‘nun mail ile tarafımıza gönderilmesinden sonra kimlik bilgilerinizin teyidi için sistemlerden kontroller ya da iletişim sağlanarak kimlik doğrulaması yapılabilmektedir. |
Kişisel veri başvurularının tarafımızdan yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup, ilgili kişilere yasal süreler içerisinde yazılı olarak veya elektronik ortamda cevap verilecektir.
MessageGate Bilişim A.Ş. (MessageGate) olarak, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü ile İngiltere Veri Koruma Tüzüğü ‘nün (EU GDPR ve UK GDPR bundan sonra GDPR olarak adlandırılacaktır) 13-14. maddesi ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ‘nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca, çevrimiçi mecralarımızı ziyaretleriniz sırasında elde edilen çerez bilgileri hakkında sizleri bilgilendirmek ve aydınlatmak isteriz.
Çerez Politikası, MessageGate tarafından işletilmekte olan https://www.messagegate.com internet sitesinin ziyareti esnasında elde edilen çerezler hakkında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini amaçlamaktadır. Bu politika ile çerezlerin hangi amaçla kullandığımızı ve bu çerezleri nasıl kontrol edebileceğinizi sizlere açıklamak istiyoruz.
MessageGate olarak sitemizde kullandığımız çerezleri kullanmaktan vazgeçebilir, bunların türlerini veya fonksiyonlarını değiştirebilir veya sitemize yeni çerezler ekleyebiliriz. Dolayısıyla bu aydınlatma metninin hükümlerini dilediğimiz zaman değiştirme hakkını saklı tutarız. Güncel aydınlatma metni üzerinde gerçekleştirilmiş olan her türlü değişiklik sitede veya herhangi bir kamuya açık mecrada yayınlanmakla birlikte yürürlük kazanacaktır.
Kişisel verilerinizin MessageGate tarafından işlenmesi hakkında daha detaylı bilgi için https://www.messagegate.com adresinde yer alan Kişisel Veri Aydınlatma Metni ve bağlı politikaları okumanızı tavsiye ederiz.
MessageGate olarak sitemizde çeşitli amaçlarla çerezler kullanmakta ve bu çerezler vasıtasıyla kişisel verilerinizi işlemekteyiz. Bu amaçlar başlıca şunlardır;
MessageGate olarak kişisel verilerinizi KVKK’nın 5. ve GDPR ‘ın 6. maddesi uyarınca aşağıda yer alan hukuki sebeplere dayanarak otomatik yollarla işlemekteyiz. Hukuki dayanaklar;
MessageGate olarak, aydınlatma metni kapsamındaki kişisel verilerinizi yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilebilmesi ile sınırlı olarak ve mevzuata uygun şekilde MessageGate ‘in hizmetlerinden faydalandığı tedarikçileri ile paylaşabiliriz. Verilerin aktarıldığı tarafların kişisel verilerinizi ilgili web tasarım uygulamasının panelinde saklanmakta ve güvenliği sağlanmaktadır.
Aşağıda sitemizde kullandığımız farklı türdeki çerezleri bulabilirsiniz. Sitemizde hem birinci parti çerezler (ziyaret ettiğiniz site tarafından yerleştirilen) hem de üçüncü parti çerezleri (ziyaret ettiğiniz site haricindeki sunucular tarafından yerleştirilen) kullanılmaktadır.
Bu çerezler, kullanıcının bir sayfanın güvenli alanlarına erişim gibi sitenin özel bölümlerinde gezinebilmesini ve bunları kullanabilmesini sağlamak için gereklidir. Bu çerezler olmadan web sitesinin önemli kısımları kullanılamaz.
Bu çerezler, kullanıcı davranışı hakkında bilgi toplar. Tüm bilgiler isimsiz toplanır ve işlevsellik çerezleri, kullanıcının diğer web sitelerindeki faaliyetlerini takip edemez. Bu bilgiler, web sitesinin geliştirilmesi için rapor derlemek amacıyla kullanılır. İşlevsellik çerezleri, kullanıcı tarafından istenen hizmeti sağlayanları da kapsayabilir.
Bu çerezler web sitesinin dil ayarları gibi kullanıcı tercihlerini kaydetmesini sağlayarak, kullanıcıya geliştirilmiş, daha kişisel bir deneyim sunar.
Bu çerezler, kullanıcıya ve ilgilerine uygun reklamları görüntülemek için kullanılır. Bu çerezler aynı zaman belirli web sayfalarını ziyaret ederken kullanıcının etkileşim kurduğu bir reklam kampanyasının etkinliğini ölçmek ve potansiyel reklam verenlerle iletişime imkân tanımak için kullanılabilir.
İnternet tarayıcınızın çeşidine göre aşağıdaki adımları izleyerek, çerezler hakkında bilgi edinip, izin verme veya reddetme hakkınızı kullanabilirsiniz:
| Google Chrome | Browser ’ınızın “adres bölümünde” yer alan, “kilit işareti” veya “i” harfini tıklayarak, “Cookie” sekmesinden çerezlere izin verebilir veya bloke edebilirsiniz. |
| İnternet Explorer | Browser ’ınızın sağ üst köşesinde yer alan “Tool” veya “Araçlar” Bölümünden “Güvenlik” sekmesini tıklayın ve “izin ver” veya “izin verme” şeklinde çerez yönetimini gerçekleştirin. |
| Mozilla Firefox | Browser ’ınızın sağ üst köşesinde yer alan “menüyü aç” sekmesini tıklayınız. “Seçenekler” görselini tıklayarak “Gizlilik ve Güvenlik” butonunu kullanarak çerez yönetiminizi yapınız. |
| Safari | Telefonunuzun “Ayarlar” bölümünden “safari” sekmesini seçip, “Gizlilik ve Güvenlik” Bölümünden tüm çerez yönetiminizi sağlayabilirsiniz |
| Opera | http://www.opera.com/browser/tutorials/security/privacy/ adresinden destek alabilirsiniz |
| Diğer Browser ‘lar | Microsoft Edge, Maxthon gibi diğer browser ‘ların yardım veya destek sayfalarını inceleyebilirsiniz. |
Yukarıdaki seçeneklerin yanı sıra; tüm çerezler hakkında bilgi sahibi olmak ve çerez yönetimi için: https://www.allaboutcookies.org, https://www.youronlinechoices.eu/ adresini ziyaret edebilir veya "Privacy Badger" uygulamasını kullanabilirsiniz (https://www.eff.org/tr/privacybadger)
Kişisel veri sahiplerinin KVKK 11. ve GDPR ‘ın III. Bölümde belirtilen hakları aşağıda detaylandırılmıştır:
Söz konusu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, https://www.messagegate.com adresinde yer alan Kişisel Veri Aydınlatma Metni ‘nde belirtilen yöntemlerle tarafımıza iletmeniz halinde başvurularınız en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Taleplere ilişkin olarak herhangi bir ücret talep edilmemesi esas olmakla birlikte, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Ancak başvurunun MessageGate ‘in hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret veri sahibine iade edilir.
MessageGate olarak, müşteri memnuniyetini sağlamak ve küresel gelişim ile yoğunlaşan rekabetçi pazarda başarılı olabilmek için Bilgi Güvenliği, Kalite ve Kişisel Veri Yönetim Sistemleri kapsamında;
Taahhüt ederiz.